Tiedottamisen painajainen.

”Ku missään ei oo mitään tietoa.”

Tyypillinen - jopa päivittäinen - kommentti tiedottamisesta vastaavan arjessa.

En tarkoita tässä mitään tiettyä tiedottamista - kuten markkinointiviestintää tai PR:ää - tai tiettyä tiedottamiskanavaa- tai tapaa. En erittele, onko kyse organisaation sisäisestä vai ulkoisesta viestinnästä, en puhu viestinnästä kaksisuuntaisena prosessina sen enempää kuin merkitysten tai yhteisyyden tuottamisena. Puhun tiedottamisesta täysin yleisellä ja arkisella tasolla, koskien kaikenlaista ja kaikenlaisista asioista tiedottamista: yhteisöjen ja yritysten ”informaation siirtoa”, tiedon välittämistä - olipa kyse sitten junnujen fudisjoukkueen kesäleiristä, yhdistyksen tulevista tapahtumista tai yrityksen aukioloaikojen muutoksesta. ”Viestintätieteellisesti” voitaisiin kai puhua jopa sanomien siirrosta yksinkertaisimmillaan, yksisuuntaisesta lineaarisesta viestinnän siirrosta (mm. Shannon & Weaver 1998, Fiske 1993); arkisemmin kuvailtuna tarkoitan lähinnä tilannetta ”minulla on viesti ja haluan sinun näkevän ja ymmärtävän sen”.

Tiedottaja-parka saa yllämainitun kommentin vastattavakseen vaikkapa puhelimitse, kun soittaja haluaa tietää milloin se-ja-se-kurssi alkoikaan ja miksi siitä ei ole mainittu missään. Tai se tulee sähköpostitse, kun lähettäjä tiedustelee, miksi
siitä-yhdestä-tapahtumasta ei ole kerrottu lainkaan eikä ollenkaan, eikä ainakaan julkisesti; eikö tapahtumaan haluta yleisöä?
Tai kommentti voi tulla kasvotusten, kun kysyjä pohtii, miksi siitä-tietystä-tuotteesta ei kertakaikkiaan löydä mitään tietoa.

Ja näin siis siinäkin tapauksessa, että kurssista on julkaistu lehdessä maksullisia ja maksuttomia ilmoituksia, siitä on jaettu paperitiedote täsmennetylle kohderyhmälle ja se on mainittu isolla järjestävän tahon verkkosivuilla. Siitä-tietystä-tapahtumasta on kerrottu lehdessä, tapahtuman julisteita ja flyereita on levitetty kattavasti ja tapahtumaa on markkinoitu laajasti www-sivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
Turha varmaan enää kertoakaan, että myös siitä-tietystä-tuotteesta löytyy tietoa yllin kyllin, kaikista jo yllämainituista medioista. Ja näistä jokainen tietoineen löytyy googlettamalla.

Huonoa tiedotusta?

Oman tiedottamiskokemukseni perusteella voin yleistää, että ihmiset kokevat tiedottamisen olevan riittävällä tasolla silloin, kun
a) tiedotettavasta asiasta julkaistaan koko aukeaman juttu tai mainos Helsingin Sanomissa tai vastaavassa isohkossa maakuntalehdessä. Tämäkään ei vielä ole kaikista riittävää, koska kaikki eivät lue lehtiä - mutta suurimmalla osalla on joku tuttu, joka näkee jutun/mainoksen ja siksi tämä yleisimmin koetaan riittävänä

b) tiedotettavasta asiasta laaditaan henkilökohtainen kirje, joka toimitetaan kotiovelle ja ojennetaan henkilökohtaisesti tiedotettavasta asiasta kiinnostuneelle henkilölle juuri hänelle sopivana ajankohtana tai

c) tiedotettavasta asiasta kerrotaan radiossa tai televisiossa juuri sillä hetkellä, kun asiasta kiinnostunut henkilö sattuu olemaan avoimen radion/television ääressä.

Kaikissa muissa tapauksissa tiedottaminen on hoidettu huonosti - tai tiedottamista ei ole itse asiassa hoidettu lainkaan, sitä ei ole ollutkaan; ”missään ei ole mitään tietoa”. Joka tapauksessa tiedottamista ei selvästikään ole ollut hoitamassa ammattilainen ja ehdottomasti sellainen olisi nyt mitä pikimmin palkattava - jotta saadaan tiedottaminen edes jonkunlaiselle tolalle. Täytyyhän nyt ihmisten saada tietoa.

Niinpä niin.

Tiedotukseen on nykyään käytettävissä valtava arsenaali keinoja ja välineitä: on internet, sähköposti, sosiaalinen media, on kännykät ja tekstiviestit, on lähes kaikkien ulottuvilla olevat monikäyttöiset ohjelmat ja laadukkaat tulostimet. Kaikkia näitä tiedottamisen mahdollisuuksia käytetään yleisesti ja yhä enenevässä määrin, olipa tiedottava taho kuinka pieni tai iso tahansa. Ihmiset ovat nykyään paremmin viestien ja tiedon tavoitettavissa kuin koskaan. Silti mikään näistä tiedottamisen välineistä ja kanavista ei takaa sitä, että tiedotettava asia menee perille.
Tai se menee kyllä perille - muttei ”perille”.

Huvittavaa on se, ettei viesti aina mene perille itsellenikään - tiedottamiskokemuksestani huolimatta olen vastaanottajan asemassa täysin samanlainen kuin tuo mystinen ”suuri yleisö”. En muista ottaa jumppatossuja lapsille (en ole lukenut päiväkodin tiedotetta), myöhästyn tilaisuudesta (en ole tarkistanut aikaa saamistani sähköposteista), missaan konsertin (olen kadottanut flyerin), sadattelen väliin jäänyttä tapahtumaa (josta kyllä oli lehdessä isohko juttu, huomaan jälkikäteen). Joskus en vain jaksa googlettaa enkä surffailla netissä.
Olen jokaisen tiedottajan painajainen.

En ole taipuvainen uskomaan Wiion lakeihin (tiedotusta ja viestintää tutkineen ja kehittäneen viestinnän professori Osmo A. Wiion lait inhimillisestä viestinnästä 1970-luvun lopulta), niin paljon kuin niiden sarkastisesta ja yliampuvasta otteesta pidänkin. Jo legendaarisiksi muodostuneet - lähinnä henkilökohtaisen turhautumisen johdosta syntyneet - lait kuten ”Viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta”, ”Jos viestintä ei voi epäonnistua, niin se kuitenkin tavallisimmin epäonnistuu” ja ”Jos viestintä näyttää onnistuvan toivotulla tavalla, niin kyseessä on väärinkäsitys” tuntuvat kyllä tiedottavasta osapuolesta usein pitävän paikkansa - mutta miksi tiedon ja viestien vastaanottaminen on niin vaikeaa? Miksi itsekin toimin viestien tulvassa kuin lukutaidoton urpo? Myös Jesse Soininen kysyy tiedon visualisointia koskevassa kirjoituksessaan (hri.fi 2011) ”Mistä mahtaa johtua, että suodatamme niin suuren osan meihin kohdistetusta viestinnästä pois?”
Jos puhuisin kyynistyneen tiedottajan suulla saattaisin sanoa, että ihmiset ovat laiskoja. Laiskoja syventymään heille tarjottuun informaatioon, laiskoja keskittymään, laiskoja etsimään tietoa itse (vaikka se olisi kuinka helppoa), laiskoja lukemaan ja kuuntelemaan.

En kuitenkaan tee niin. Laiskuus voi kenties olla totta yksittäisten yksilöiden kohdalla, mutta useimmiten viestien ja tiedon lipuminen niiden varsinaisen kohteen ohi johtuu enemmänkin luonnollisista havainnointitavoistamme ihmisinä - vaikka tiedottavalla osapuolella olisi käytössään kuinka monta eri kikkaa ja konstia ja jopa niitä viestinnän taitoja. Soininen kertoo kirjoituksessaan, kuinka ajatusten harhailu ja satunnaisten ärsykkeiden seuraaminen ovat olleet varhaisista ajoista lähtien elintärkeitä lajimme säilymisenkin kannalta. Hän mainitsee, että yhä edelleen, näiden samojen vuosituhantisten havainnointitapojen ohjaamina ”…poimimme mediavirrasta pääasiassa sitä, mikä ylittää tavalla tai toisella huomiokynnyksemme. Suodatamme sekunnin murto-osassa suurimman osan näkemästämme alitajuisesti pois. Kaiken mieleen painaminen olisikin mahdottomuus. Tiedon suodattaminen on välttämätön ja hyödyllinen prosessi, jota me kaikki teemme koko ajan ja pitkälle ilman että edes huomaamme näin tapahtuvan.” Tiedon visualisoinnin tärkeyteen hän viittaa kirjoittamalla: ”Se, että tieto on sisällöltään korkealuokkaista tai absoluuttisen oikeassa muodossa ei useimmiten takaa mitään. … Parhaankin tiedon on väistämättä ylitettävä aina läsnä oleva ärsykekynnys, joka avaa portin asian syvällisempään analysointiin. … Pukemalla tieto esteettisesti korkealuokkaiseen muotoon voidaan merkittävästi edesauttaa tiedon ymmärretyksi tulemista.”
(hri.fi 2011).

Jyri Hänninen kirjoittaa, että ”Viestintä on muuttanut muotoaan radikaalisti. Pelkkä tiedotteen tuuppaaminen maailmalle ei riitä, vaan yritysten pitää keksiä älykkäitä tapoja viestiä.” (hs.fi, 16.8.2013). Tuntuu siltä, että nuo yritysten uudet ”älykkäät tavat” ovat jonkinlainen mainoksen, lehdistötiedotteen, asiantuntija-artikkelin ja blogikirjoituksen cocktail - virallinen näyttää epäviralliselta ja epävirallinen viralliselta. Kun viestin ulkoasu sen paremmin kuin sisältökään ei enää heti kerro sen todellisesta tärkeydestä ihmisen oman elämän näkövinkkelistä katsottuna, olennaisuuksien hahmottaminen vaikeutuu. Informaatioähky, informaation käsittelyyn käytettävissä olevan ajan rajallisuus ja se, että jokaisen muistikapasiteetista ja havainnointikyvystä kilpailee myös lukematon määrä uutisia, viihdettä ja sosiaalisia medioita lisää entisestään tätä - tärkeänkin - tiedon poissuodattamisen määrää.

Kaikki tämä olisi hyvä myös tiedottaja-paran muistaa ja olla itselleen armollinen - tekstin alussa kuvattua ihmisten absurdia käsitystä hyvästä tiedottamisesta kun ei voi saavuttaa. 

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Lähteet:
Fiske, John. Merkkien kieli: Johdatus viestinnän tutkimiseen.

Vastapaino, 2. painos, Tampere 1993.

Shannon, Claude E. & Weaver, Warren. The Mathematical Theory of Communication. University of Illinois Press, 1998.

Wiio, Osmo A. Johdatus viestintään.
Weilin+Göös, Porvoo 1994.

Soininen, Jesse. Onko tiedon visualisointi vain turhaa koristelua?
hri.fi. 2011. Luettavissa:
http://www.hri.fi/fi/ajankohtaista/visualisointiblogi/onko-tiedon-visualisointi-vain-turhaa-koristelua/

Hänninen, Jyri. Yritykset pyrkivät säätelemään julkisuuskuvaansa entistä tarkemmin.

hs.fi. 16.8.2013. Luettavissa:
http://www.hs.fi/talous/Yritykset+pyrkiv%C3%A4t+s%C3%A4%C3%A4telem%C3%A4%C3%A4n+julkisuuskuvaansa+entist%C3%A4+tarkemmin/a1376541052199